CHIROCandy/Cnnector Spanish Calls
Purpose
To contact new leads who signed up through Facebook, communicate the value of the new patient special, and successfully schedule an appointment.
When
Complete as soon as a new lead is received, ideally within 5–10 minutes, and no later than the same business day.
Responsible Role
Front Desk / Referral Coordinator
Procedure
Step 1: Prepare for the Call
- Review the lead information:
- Patient name
- Phone number
- Source (Facebook / ChiroCandy)
- Be ready to:
- Schedule appointment
- Provide office location
- Send text message if needed
Step 2: Initial Contact
- Call the patient.
- Use the following script:
Spanish Script:
Hola, ¿puedo hablar con [Nombre del paciente], por favor?
Hola [Nombre]! Habla Areli de Health First Chiropractic aquí en High Point 😊 ¡Le llamo con muy buenas noticias!
Usted se registró en Facebook y fue seleccionado(a) para recibir nuestra oferta especial de $85 para pacientes nuevos, que incluye consulta, examen completo y radiografías — todo lo necesario para entender bien qué está pasando y cómo ayudarle.
Step 3: Schedule Appointment
- Transition directly into scheduling:
Tenemos algunos espacios disponibles — ¿prefiere una cita en la mañana o en la tarde?
- Pause and allow the patient to choose.
- Schedule the appointment accordingly.
- Avoid asking yes/no questions — assume booking.
Step 4: Confirm Location
- Inform patient of office location:
Estamos ubicados aquí mismo en High Point.
- Offer to send address:
Le puedo enviar la dirección por mensaje de texto para que sea más fácil encontrarnos.
- Send text if patient agrees.
Step 5: Close the Call
- End with a positive, confident tone:
¡Perfecto! Le vamos a ayudar mucho. ¡Estamos emocionados de conocerle y ayudarle a sentirse mejor!
Step 6: Document the Call
- Record outcome in system:
- Scheduled / No answer / Call back
- If scheduled:
- Confirm date and time entered
- If no answer:
- Leave voicemail (if applicable)
- Follow call attempt protocol
Final Check
- Patient contacted or attempt documented
- Appointment scheduled (if reached)
- Address provided or texted
- Notes entered in system
Quick Summary
Purpose: Convert leads into scheduled patients When: Immediately after lead is received Responsible Role: Front Desk / Referral Coordinator